Форматирование
Используйте профессиональный шрифт, например Times New Roman, Arial или Calibri.
Размер шрифта 12 пунктов.
Используйте одностраничные отступы (2,54 см) по бокам.
Межстрочный интервал одинарный или полуторный.
Заголовок
Ваше имя, должность и контактная информация
Дата
Имя получателя, должность и организация
Адрес получателя
Приветствие
Обращайтесь к получателю по имени или должности, например: «Уважаемый/ая [Имя получателя]».
Если вы не знаете имени получателя, используйте «Уважаемый/ая руководитель».
Вступительный абзац
Кратко укажите цель письма.
Предоставьте контекст или информацию, необходимую для понимания письма.
Основная часть
Структурируйте основную часть с помощью заголовков, подзаголовков или маркированных списков.
Изложите информацию в четкой и краткой форме.
Поддерживайте свои утверждения фактами или данными.
Заключительный абзац
Обобщите основные моменты письма.
Укажите, какие действия должны быть предприняты получателем.
Выразите благодарность.
Заключительное приветствие
Используйте вежливое заключительное приветствие, например «С уважением» или «Искренне».
Оставьте четыре строчки под заключительным приветствием для вашей подписи.
Ваша подпись
Подпишите письмо чернилами.
Напечатайте свое имя и должность под подписью.
Обратный адрес
Если ваш обратный адрес не указан в заголовке, включите его в нижнюю часть письма слева от вашей подписи.
Приложение
Если к письму прилагаются какие-либо документы, укажите их в конце письма с пометкой «Приложение».
Дополнительно
Пишите четко и лаконично.
Вычитывайте письмо на предмет орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок.
Рассмотрите возможность использования делового тона письма.
Соблюдайте формат и этикет деловой корреспонденции.